Въпроси и отговори, свързани с издаване на удостоверения за прекратяване дейността на осигурителя (чл. 5, ал. 10 от КСО)

В осигурителния архив на НОИ се приемат за съхранение както ведомостите за заплати на прекратения осигурител, така и трудовоправните документи, вкл. неполучените от лицата трудови и осигурителни книжки.

Подлежащи на предаване в ТП на НОИ са следните документи:
Ведомости за заплати и трудовоправни документи на осигурители, които са прекратили дейността си без правоприемник, както и документи, въз основа на които се установява стаж и доход на лицата, работили в организациите по Закона за собствеността и ползването на земеделските земи.
Когато възнагражденията са изплащани по банков път, към ведомостите се прилагат:
- платежни нареждания с приложен списък с имената на служителите, подписан от представителя на осигурителя;
- фишове за възнаграждения и други документи, удостоверяващи начисляването или изплащането на възнагражденията.
Трудовоправни документи:
- трудови договори;
- допълнителни споразумения;
- заповеди за назначаване;
- допълнителни споразумения/заповеди за преназначаване;
- заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни годишно;
- заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения;
- трудови книжки;
- издадени удостоверения;
- протоколи за приети и изплатени възнаграждения от осигурители в несъстоятелност;
- други документи, въз основа на които може да се установи осигурителен стаж и доход, категория труд на лицата и др.

Законоустановеният срок за извършване на проверка от контролните органи на ТП на НОИ е 30 дни, като на проверка подлежат всички осигурители

Регионални архивни центрове, в които се съхраняват ведомости на повече от едно ТП на НОИ

В случаи, когато издаденото удостоверение е с изтекъл срок на валидност при неприключила процедура по заличаване на осигурителя е необходимо да се подаде ново заявление в съответното териториално поделение на НОИ. След извършване на проверка от контролните органи на ТП на НОИ за актуално състояние към датата на новото заявление се издава удостоверение със срок на валидност дванадесет месеца от датата на издаването му.

Срокът на валидност на удостоверението по чл. 5, ал. 10 от КСО е дванадесет месеца, считано от датата на издаването.

Няма установен ред, но се препоръчва първо лицето да се снабди с документа от НОИ.

Осигурителят следва да подаде заявление в 30-дневен срок от датата на прекратяване на дейността.

Едноличните търговци подават заявление за предаване на ведомостите по постоянния си адрес или по седалището им.

Писмено заявление по образец, към което се прилагат:
- за прекратените юридически лица с нестопанска цел – удостоверения от регистъра на ЮЛНЦ към съответния окръжен съд;
- за ЕТ, търговските дружества, ЮЛНЦ и кооперациите, обявени в несъстоятелност – съдебно решение за обявяване в несъстоятелност (оригинал или заверено копие) със заверка за дата на влизане в сила.

Когато през продължителни периоди от време осигурителят е осъществявал дейност на територията на ТП на НОИ, различно от ТП на НОИ по седалището му, документите могат да бъдат предадени в ТП на НОИ на чиято територия е осъществявана дейността. За целта осигурителят – юридическо лице или едноличен търговец, следва да подаде заявление за промяна на ТП на НОИ, в което да се осъществи приемателно-предавателната процедура. Заявлението се подава едновременно със заявлението по чл. 5, ал. 10 от КСО в ТП на НОИ по седалище на осигурителя. Промяната на ТП, в което да бъдат предадени ведомостите за заплати и трудовоправните документи се извършва след издадена заповед от управителя на НОИ.

От началото на 2021 г. в ТП на НОИ се приемат ведомости за заплати и трудовоправни документи в електронен вид, които са съставени, водени и съхранявани от осигурителя само като електронни документи. В този случай се съблюдава изпълнението на следните условия: ведомостите за заплати – да са съставени след 01 януари 2002 г., а трудовоправните документи – да са съставени след 01.01.2017 г.

Заявлението може да се подаде по електронен път с въвеждане на персонален идентификационен код (ПИК) за физическите лица с ЕГН/ЛНЧ, идентификационен код на осигурителя (ИКО) за лицата с БУЛСТАТ/ЕИК или чрез квалифициран електронен подпис (КЕП).

НОИ издава удостоверения по чл. 5, ал. 10 от КСО при:
- заличаване на търговци, юридически лица с нестопанска цел и техните клонове от съответните регистри;
- заличаване на едноличен търговец, по чиято партида в Търговския регистър е вписано прехвърляне на търговско предприятие без едновременното му заличаване с прехвърлянето.
НОИ не издава удостоверения по чл. 5, ал. 10 от КСО при:
- прехвърляне на търговско предприятие по чл. 15 от Търговския закон;
- прехвърляне на търговско предприятие, когато едновременно с него е заявено и заличаване на отчуждителя – едноличен търговец.

Предаването на ведомости за заплати и трудовоправни документи се извършва въз основа на подадено заявление по образец в ТП на НОИ (регионален архивен център) със съответните приложени документи: за юридическите лица с нестопанска цел (ЮЛНЦ) – удостоверения от регистъра на ЮЛНЦ към съответния окръжен съд; за едноличните търговци, търговските дружества, ЮЛНЦ и кооперациите, обявени в несъстоятелност – съдебно решение за обявяване в несъстоятелност (оригинал или заверено копие) със заверка за дата на влизане в сила. Повече информация по процедурата може да намерите в сайта на НОИ – www.nssi.bg, „За потребителя“/„Процедури“.

Удостоверението за прекратяване дейността на осигурителя се издава в срок до 30 дни от подаване на заявлението.